由70後至千禧世代,四代人共處同一工作間,單單是溝通,就有不同的模式偏好。年長員工習慣凡事以電郵、書信作正規通信來往;新世代則偏好採用社交平台或 messages ,彼此之間容易因習慣不同而產生磨擦。另一方面,新世代著重工作空間的靈活和自由,追求工作環境的新鮮感,辦公室進行空間設計時,如何令不同特質的員工和諧共處,絕對是一門高深的學問。


新世代的工作模式

以香港三大流動應用程式開發商之一的Mtel為例,負責人黃明威( Willy) 將矽谷初創企業的文化引進管理,採取彈性上班時間,提供傳統公司少見的福利,甚至安排年度公司旅行,以慰勞同事。公司文化令新世代員工產生歸屬感,工作時自然更加賣力。Mtel的項目有可以讓員工感到自豪的跨國手機應用程式,亦有讓程式員以自己「Cap 圖」習慣展示創意的“Whatscap”一類副項目,帶著矽谷式的自由與實驗性基因,符合年輕一代追求的工作模式。其他公司雖然可以複製福利,但 Willy 獨特的管理哲學把公司構建成以年輕員工為主,自由快樂又不失工作效率之現代化工作環境。

智能工作間符合不同員工個性習慣

Mtel團隊近年拿下屈臣氏、花旗銀行、麥當勞甚至太古資源等重要客戶,更提供流動應用程式以外更多不同數碼應用方案。公司規模不斷擴大,需要增聘大量人手,必須重新設計空間的規劃,才能滿足發展藍圖。Willy一直希望工作間可以符合不同員工個性習慣,將團隊協作及和諧度推至最高峰,因此,藉著今次業務擴展的機會,Willy決心部署符合新世代需要的智能工作間。其中最大難題是怎樣能夠在約超過7,200呎的工作間內容納過百員工,更可讓同事有足夠空間快速商討問題,提升公司士氣和效率。

Ricoh 的 3C 模式融合空間、人和科技的工作間理念

Willy在一次與Ricoh市場及拓展部總監莊禮基同場碰面時,談及智能工作間的議題,得知Ricoh有提供相關方案,並進一步了解到Ricoh講求的 3C - Connectivity(聯繫)、Communication(傳遞) 及 Collaboration(協作),致力營造融合空間、人和科技的工作間理念,與Willy的管理哲學不謀而合,因此便拍板把Mtel工作間重新規劃的重任交託予Ricoh,讓後者代為構建理想的智能工作間。Willy表示,搬遷之前不知如何入手,幸好有Ricoh提供一站式服務,於設計前詳細了解各部門員工的特性及對工作間的期望,由會議室大小至打印機擺放位置,均以科學方法計算出費用,節省不必要開支。而且Ricoh收費方案靈活,甚至可以按照客戶需要提供月費模式,部分設備則可按用量收費,令企業更靈活地調配資金。經計算後,Willy發現Mtel 工作間的營運成本,無論在用電、購置設備,以至傢俬等項目,比公司原定計劃節省多達四分之一。

靈活使用工作空間有助提升公司形象

Willy 透露,Ricoh設計師提供了很多空間運用的建議,例如減少傳統會議室,多加一些矽谷流行的共用空間,以供經常外出工作的營業部同事使用。此舉不但有助騰空出更多空間,更可提高同事對工作間的新鮮感。他表示,搬入新辦公室初期已感受到工作模式明顯改善,不但能將大部分地方變成開放式格局,同事間的交流亦明顯增加。現在同事能以手提電腦在共用空間相互聯繫,交換彼此的想法,省卻以往預約會議室及連接投影機設備等流程,大大提升效率之餘,更切合工作模式需求。雖然人手陸續增加,但新設計卻沒有縮減每位同事的活動空間。Willy更表示,辦公室完全沒有擠迫感覺,客戶在參觀新的工作間後,亦可感受到公司的活力和理念,間接提升公司形象。

此外,Ricoh 亦為Mtel建立了一套完善的ICT(Information and Communications Technology)方案,並配合統一通訊服務(Unified Communication Service, UCS )連接工作間的不同設備,除了可讓員工隨時隨地聯繫及溝通外,亦方便與國外合作夥伴進行商談及會議,使Mtel的業務更有彈性,溝通不再受地域和時間的限制。

Mtel 非常重視項目完成後的跟進工作,因為很多問題都要在新工作間真正使用後才能發現,而Ricoh 安排專人替員工進行滿意度調查,收集意見,在短期內提出改善方案及時間表,細心照顧工作間變化前後的每一個步驟,務求讓管理層及員工均滿意並適應新環境。Willy認為,Ricoh由設計、後續支援到靈活的繳付模式上,都能一站式幫助企業升級智能工作間,不但使空間得到活用,減少採購設備,更能提升員工和諧度與效率,對公司整體競爭力有極為正面的影響。

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