僅僅幾年,社會上的工作形態已經出現跳躍式的轉變。智能工作間(Digital Workplace)的引入,不單改變了辦公室環境,還有同事間的工作模式。加上科技的配合,促進了企業的「3C」發展,即是Connectivity(聯繫),Communication(傳遞),還有Collaboration(協作)。

 

如何規劃智能工作間?

 

一部輕巧、且運作方便的SOP(Smart Operation Panel 智能操作面板),可將工作間內的打印機帶上另一層次,進一步革新工作模式!所謂「工欲善其事,必先利其器」,提升業務流程的順暢度,達到協作成效,則需善用新科技。

 

五分鐘分析您的工作間

 

建立辦公室的基礎設施,聯繫員工與辦公室。完善的硬件和軟件設備,是革新工作模式的基礎,若在現有設施上加以優化,就能進一步簡化業務流程,例如在現有設施上配備不同的科技應用程式。“EZ PLUS”是Ricoh自家研發的13個使用程序,內置在SOP(Smart Operation Panel 智能操作面板)上配合影印機及打印機使用,就能即時針對文件操作:公關部門可以在打印過程中加入商標、會計部門和法律部門等可以在掃描過程中除去文件上的機密資料等。該智能設備便於整合企業各類文件,提升業務效率,令打印機等辦公裝置的功能得以擴展,不再局限於打印或掃面這些單一功能上,能滿足不同的業務需求,提高便利性和生產力。

 

如何聯繫您的辦公室?

 

結合雲端科技將資產數碼化,有效地傳遞信息。每個行業都有文件整合的需要,若公司考慮將紙本文件數碼化,選擇採用高效業務流程管理(BPM,Business Process Management),則可加快整理文件的速度,更可令文件排序及整理得更妥當,方便傳遞信息。除了BPM,SOP也能加快日常的業務流程。在掃描文件的同時,完成存檔分類工作,並即時透過SOP的FlexiCloud Smart Storage,將紙本文件掃描後即時存放在雲端上,供員工隨時隨地能檢視及分享文件。雲端管理增加工作靈活性,提升工作的流動程度。

想要在工作間內有效地傳遞資訊?
如何電子化業務流程?

 

實行Bring your own device,增強協作性的工作間。Bring your own device是國外流行的工作模式,鼓勵員工自備熟悉的電子設備到工作間,繼而提高生產效率。要實現Bring your own device概念,工作間需要有完善的科技設備,方便員工將自己的設備與工作間的器材連接,例如將平板電腦的畫面投射於會議室內的熒幕上,方便員工進行演說。員工可以在移動電子設備中下載Smart Device Connector,隨時連接工作間內SOP及Ricoh的多功能複印打印機,進行複印,打印和掃描等工序。讓員工在自己熟悉的設備下操作,並相互分享資料及檔案,體驗智能工作間的靈活性,達到協作效果。

 

加入科技設備,需了解不同員工對科技的接納程度。雖然科技產品日益普及,逐漸大眾化,但公司存有不同年齡及學習能力的員工,未必個個都能自如地操作智能設備。管理層應尋求專業人士協助,幫助了解不同員工對科技設備的接納程度,並在引人新科技後,協助跟進同事的接受情況,令各員工均能盡早適應新科技。

 

倘若公司引入操作程序簡單,且為人熟悉的基本科技返備,令每位員工都能輕鬆使用,辦事定能事半功倍。如SOP使用Android作業系統,員工可利用預設的QUICK COPY、QUICK SCANNER 及 QUICK FAX,一鍵快速使用影印、掃描及傳真功能。而用户亦可根據需求,於介面上保留常用項目,讓日後運作更方便快捷。此外,SOP內置EZ PLUS多個功能,不需再另外使用AI、InDesign等專業軟件,在附有SOP的打印機上就能輕鬆處理這些簡單的工序。

 

需要專人為您的智能工作間跟進?

 

SOP大大顛覆了傳統打印機的可行性,為打印機增添無限可能。企業在科技的配合下,必定如虎添翼,能增加智能工作間的協作性,改變傳統的工作模式,簡化業務流程便能提升工作效率。

 

了解更多SOP(Smart Operation Panel,智能操作面板)資訊:https://sop.ricoh-solutions.hk

筆者:潘冠熙先生
理光(香港) 有限公司資訊科技總經理

擁有多年資訊科技管理及業務流程優化經驗,深入了解大數據、人工智能以至物聯網的商業應用。於理光 (香港) 有限公司出任資訊科技總經理,參與籌劃公司的智能工作間策略,同時也以第一身體驗智能工作間的實際應用, 務求身體力行發揮其創新概念及績效潛能。

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