阿里巴巴創辦人馬雲熱愛金庸武俠小說,曾將公司辦公室稱為「桃花島」,而會議室就叫作「光明頂」,後者意味著雲集各派武林精英商討大事,而阿里巴巴的高管不乏在這個光明頂中討論重要業務方針,可見會議室對企業發展相當重要

 

然而,傳統會議室卻被視為呆板及欠缺效率,如何革新會議方式及文化、促進工作項目進程都是現今企業老闆認真思考的課題


下載智能會議室白皮書,踏出革新智能工作間第一步

 

傳統會議的不足之處

傳統的會議模式冗長而且效率低,開會之時除了需要預約會議室,開會內容繁多且時間冗長,而且來自不同部門的與會者多,討論公司決策或業務方針較少,故此變得冗長。ShoreTel早前一項訪問了香港、新加坡和澳洲的僱員,發現香港僱員對會議的生產力 (productivity) 評分是三地之中最低,只有2.66分 (4分最高)[1],可見他們認為開會對工作效率幫助不大。他們認為會議對工作進程無幫助,更會拖累他們延長工作時間。

 

三招告別會議方式和工作文化

有指「邊散步邊開會」能夠令與會者「轉數快」一些,往往想出具創意的意念。Facebook創辦人朱克伯格便崇尚這一開會方式[2]。但香港吋金尺土,工作節奏急促,這種會議方式未必湊效。建議企業可依以下三個方式革新會議方式及工作文化:

 

一) 革新智能工作間

利用專業顧問團隊,評估團隊所需的工作模式,藉此革新以「活動為本」的工作間,讓員工因應工作項目需要往不同的位置跟相關員工協作,較傳統呆坐辦公室更具團隊協作性。

 

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二) 建立「小型協作空間」:

讓相關工作項目團隊隨時聚首討論工作,毋須像傳統會議室使用時間局限,與會者也集中於相關項目團隊便可進行協作會議,省時方便。

 

三) 善用通訊協作科技:

包括於小型協作空間引入互動智能白板 (Interactive White Board, IWB)、統一通訊方案 (Unified Communications System, UCS) 及虛擬會議室,讓員工可不受空間限制地藉著流程裝置連接視像會議,也不用要求 「人齊先開到會」, 無疑能夠提升彼此之間的協作效率。

 

會議的目標原意是為企業提供業務決策的議事平台,改善生產力。企業如果仍然因循傳統的冗長會議方式,讓與會員工無法專心提供意見,又如何能夠達到會議的本意?

 

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資料來源:

[1] https://www.hk01.com/職場/93318/會議冗長生產力低-變相ot打工仔閉翳-主因歸於開會無方向

[2] https://www.hk01.com/職場/231756/職場技巧-邊行邊開會特別多靈感-有這習慣的不只朱克伯格

筆者:潘冠熙先生
理光(香港) 有限公司資訊科技總經理

擁有多年資訊科技管理及業務流程優化經驗,深入了解大數據、人工智能以至物聯網的商業應用。於理光 (香港) 有限公司出任資訊科技總經理,參與籌劃公司的智能工作間策略,同時也以第一身體驗智能工作間的實際應用, 務求身體力行發揮其創新概念及績效潛能。

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