四個加強文件保安的方法 助您迎戰歐盟GDPR

歐盟的《通用數據保障條例》(GDPR)早前正式推出,嚴格規管個人資料的蒐集、處理、儲存及傳輸,以及數據洩露的通報,特別對客戶來自歐盟地區的企業而言,條例的推出促使他們及早審視現有數據檔案的保安水平,並考慮更新全面的保安方案,方能安枕無憂,以回應條例之要求。

五個革新O2O電貿業務流程的因素

線上線下(Online to Offline,O2O) 零售模式逐漸在本港發展顯著,為業界開闢新的藍海。然而,業界事先應先好好作充份準備,例如考慮採用一站式業務流程方案,把種種繁複的工作流程整合及自動化,方能應付數目龐大且要求迅速的訂貨物流,以維持顧客的信心及忠誠度,生意方能滾滾而來。

吸引千禧人才妙策 革新文件管理系統

隨著千禧世代普遍使用數碼科技工作,「機不離手」日漸成為他們的慣性,可見工作地點不再只局限於辦公室。要吸納新一代人才,企業應考慮革新員工的工作模式,例如引入能支援流動裝置的文件管理系統,以提升員工工作的靈活性,促進工作間知識共享。

雲端文件存取 減少人手管理文件風險

現今企業普遍採用共享硬碟分享各種電子文件,例如Word、Excel、PowerPoint等,讓員工能從中自行存取、分享及編輯。但共享硬碟在檔案搜尋、建立時均需要人手處理建立時均需要人手進行,花時間之餘,亦有機會容易把檔案傳錯給目標員工,加上若沒有定期進行檔案備份,倘若共享硬碟發生故障,便會遺失重要資料,甚至影響業務運作。

行政程序智能化 讓員工專注具實務工作

中小企業不時出現行政管理問題,例如員工遲到記錄、加班工時申報、費用報銷和員工自行記錄的資料不符,會引致許多不必要的糾紛。歸根究底,許多公司並未有履行數碼化行政管理系統,與員工雙方欠缺一個精準的記錄,以致影響員工士氣。

工作間「清枱」 由文件數碼化開始

雖然桌上堆積文件不一定會妨礙工作,但在數碼化的今天,讓枱面保持乾淨整齊、減少壓迫感的「清枱政策」(Clean desk policy),確實有其好處。而香港四大會計師行德勤、安永等早已執行有關政策,他們表示執行後有效提升效率、減少敏感資料外洩,亦間接提升專業形象。還記得今年初特首選舉時,工作枱堆積的文件多寡,也成為了大眾焦點嗎?