最近,全球各國均受新型冠狀病毒疫情影響,香港更突然成為國際級「進階」Work from Home(WFH)城市,不同公司員工都需要適應全新工作模式。其實 WFH 並非壞事,也是全球趨勢,就如美國有 5.2% 人口長期在家工作,當中更有人能賺取更多收入。假如要建立良好的 WFH 環境,除了企業文化之外,更需要多個 IT 平台及服務配合。目前 Rioch 亦有為企業提供長達 3 個月的免費雲端協作服務,在實際應用上,企業可考慮在以下三大層面出發。

 

提升文件管理系統,走出 WFH 第一步

 

強化協作工具
就算沒有面對面的溝通,也不一定會影響工作效率。現時市場上協作科技日趨成熟,舉例說: Ricoh 雲端視像協作服務,結合互動電子白板作視像會議,該方案不但支援無限會議時間、更允許多達100人參加線上會議,進行繪圖和標記等協作。而員工在會議後更能即時透過 Outlook 直接把檔案傳送,方便在辦公室以外的成員馬上接收最新資訊。

 

這項解決方案可將協作元素帶到智能工作間,以及工作間外任何地方,讓團隊保持交流協作,不受地域限制。

 

規劃「智能工作間」,為遙距工作打好基礎

 

雲端檔案分享
在數碼轉型趨勢下,WFH 必須保持順暢無阻的業務資訊互通。其中 Ricoh 早為此做好準備,為企業提供 Ricoh Document Cloud 雲端文件共享服務,該項服務配置 300 GB 或更大容量雲端檔案儲存空間,讓員工不受地點限制,隨時隨地下載存取檔案,在外連線存取部門相關表單、文件(例:訂單、報價單),有助行動辦公及客戶跟進。

 

其中Integrated Cloud Environment(ICE)服務更能夠將紙張變成數碼文件,再連接到 20 多項雲端服務,實現無紙應用及文件數碼化。同時, Ricoh Smart Backup Service,更為企業提供全面的備份保護,並涵蓋伺服器、桌上和筆記型電腦,無懼因意外或受到勒索軟件攻擊致文件遺失。

 

提升文件管理解決方案的方法

 

實現無處不在打印服務
企業面對有限度營運,辦公室未必開放,但員工同樣有打印文件的需求。針對此問題,Ricoh 將推出「JustPrint」服務,並引入至不同合作夥伴,如屋苑會所、商場、店舖、共享工作間等,放置 Ricoh 多功能打印機,提供方便易用的打印、複印及掃描服務。用戶可透過手機 App 或網頁介面傳送檔案,再於公司以外的不同場所打印文件,而「JustPrint」同時支援微信支付、支付寶、八達通等支付平台,使付款過程更為方便。

 

3個月免費雲端協作服務 為不同行業提供支援
面對現時困境,針對在資源、人力或成本有限而無法有效實施遙距辦公的中小企,RICOH 現提供3個月免費雲端協作服務,希望能夠支援不同企業,維持業務發展。服務詳情請參看登記網頁

 

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參考資料:
https://qz.com/work/1392302/more-than-5-of-americans-now-work-from-home-new-statistics-show/
https://www.cnbc.com/2019/10/13/people-who-work-from-home-earn-more-than-those-who-commuteheres-why.html

筆者:莊禮基先生
理光(香港) 有限公司 市場及業務拓展部總監 及 香港通訊業聯會 執委會委員

在本地電訊業擁超過 15 年管理經驗,專注策略性推廣,並於網絡營銷、智能電話應用程式及電子商務等範疇擁豐富知識。於理光(香港)有限公司出任市場及業務拓展部總監,配合公司發展方針,以不同元素及多方位角度,致力推動高效率「智能工作間」,成就獲得業界肯定。

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