在時代的急速發展下,若企業不想如逆水行舟般不進則退,我們需要先了解工作間之革新趨勢,並提升硬件設備,從而提升效率。你可看看以下2019年「智能工作間」的四大趨勢,以打造新型的智慧工作間!

 

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一. 以雲端備份為基礎的辦公軟件

在資訊當道的年代,大數據成了企業的重要資產,因為每一筆交易資料、每一個客戶的信息都跟其經營策略環環相扣。所以,這些資源必須妥當地保存,而資料備份則是當中不可或缺的步驟。

資料備份最有效的做法就是遵循「3-2-1原則」:最少製作三個備份檔案、分別存放在兩種不同的媒體、把最少一份保存在異地。而「雲端備份」已經成為眾多企業的熱門首選,皆因它不需要實體的裝置,亦可避免各種天災問題,甚至有的會提供自動更新及同步等功能,讓企業省心不少。

除此以外,雲端備份服務還保證了客戶的可持續性及地域流動性:當企業需翻查過往文件紀錄時,只需透過雲端閱覽,因此不必擔心紙本文件被損毀的隱憂;同時用戶只要連接網絡,就可以隨時隨地存取或刪改文件,加快業務效率。由此可見,雲端備份技術將成為保障企業利益、配合業務發展的最佳拍擋。

 

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. 充分利用網絡保安系統

正所謂「水能載舟、亦能覆舟」,科技為工作帶來的便利絕對不容置疑,但同時它亦為企業埋下不少商業危機:網絡襲擊、黑客入侵等問題屢見不鮮,輕則令公司伺服器癱瘓、電腦系統無法運作,重則文件資料被盜取、重要數據被清洗。最廣為人知的例子,大概就是2017年爆發的「WannaCry網絡勒索病毒」,它令全球多個企業的網絡安全受到威脅,造成了無法估計的財政損失。

雖然現有科技未能百分百阻擋外來的病毒襲擊,但企業亦能選擇不同方案,妥善地運作、維護和監控網絡系統,以多重措施保障公司資料安全,在意外發生時把損失降到最低。例如聘請IT托管服務的專業人士為公司安裝高強度的防火牆、定期進行網絡安全檢測或採用雲端備份系統等。


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. 採用會議室智能管理系統

現時仍有企業為了減輕行政管理的負擔,而採用按章工作制度,但這套一成不變的做法似乎已經不合時宜了。

相反,若它們能善用智能工作間內的不同設備,則能融合擁有不同習慣的員工 —— 以靈活方案進行團隊協作,將工作間打造得更有效率,讓員工能盡情發揮所能,為企業提高生產力。

其實坊間已有不少公司開始採用智能管理系統來調配內部資源,以預約會議室為例,員工可透過實時更新系統得知會議室的使用狀況,還可根據優先使用權,在短時間內編排會議室的預約。此技術能因應不同情況而作出應變,為企業帶來更多的業務商機。

 

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. 引入開放式辦公室

香港寸金尺土,對於中小企來說,「加人不加空間」是近年重點考量的項目之一。

由於工作空間有限,而且租金昂貴,固此企業更應實行「無邊界辦公室結構」,引入開放式辦公室,拆除傳統辦公桌的間隔。此舉一來能節省空間,加大實用程度,二來可消除辦公室間隔,減少工作間的壓迫感,提升員工間的連繫 (Connectivity) ,達到有效地訊息傳遞 (Communication)、部門之間互相協作 (Collaboration) 的效果。

 

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. 實踐綠色智能工作間

近年「社會企業責任」被推崇,成為了大部分投資者在業務發展上的考慮因素。儘管中小企的資金有限,未能將公司大量資源投放在環保事業上,但若它們能把環保概念融入工作間設計,例如在工作間內採用落地玻璃,不但可以增加辦公室的空間感,亦能充分利用自然光;又或者將內部文書電子化,利用電子文本取替紙本文件。如此一來,不但能為生態系統出一分力,亦能提升公司形象,贏得消費者和投資者的好感。

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企業了解智能工作間的發展趨勢,才能配合員工工作進程及增強公司內部的協作成效。

 

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筆者:潘冠熙先生
理光(香港) 有限公司資訊科技總經理

擁有多年資訊科技管理及業務流程優化經驗,深入了解大數據、人工智能以至物聯網的商業應用。於理光 (香港) 有限公司出任資訊科技總經理,參與籌劃公司的智能工作間策略,同時也以第一身體驗智能工作間的實際應用, 務求身體力行發揮其創新概念及績效潛能。

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