香港作為金融大都會,不但生活節奏急速,工作步伐也日益加快。面對辦公時間不斷延長,工作環境的舒適程度與便利度越來越受重視。但不少企業基於成本問題,會選擇忽視工作間設計的重要性。
然而,工作間的設計往往關乎企業形象。智能工作間不只是一種裝潢間隔,更會協調空間、人與科技三大元素。完善的工作間能為企業節省成本,更能帶來營運收益。

 

如何規劃智能工作間

 

第一 - 革新工作間能有效提升員工積極性

 

員工工作的積極度很大部分取決於工作環境,企業根據不同員工的需要、工作性質,為員工設計適合的工作間是一門技巧。
例如銷售人員經常外出見客,流動工作位置就能提供予他們處理文件工作,亦能在他們外出見客時給其他同事使用,有效地善用公司資源,讓辦公室更靈活。另一方面,市場部門的同事需要緊密合作,不時需與客戶進行會議,如引入「統一通訊系統」(Unified Communication System)則能讓雙方實時互動,即時共享資料,不用花大量時間在電郵往來上。

 

統一通訊系統如何為工作帶來便利?

 

若員工能在舒適的空間工作,自然能提升對工作及公司的忠誠度,更有效提升工作效率。

 

如何透過智能工作間,加強團隊協作?

 

第二 - 數碼設備覆蓋工作間,提升企業競爭力

 

科技為工作帶來的便利毋庸置疑,設備升級能加快企業工作效率。科技的進步更提升「Bring your own device」的可行性,即除了公司提供電子設備外,亦鼓勵員工將熟悉的電子設備(如:智能手提電話)帶到工作間,繼而提高生產效率,增強工作間的協作性。

 

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在Smart Device Management下,員工只需要利用自身的電子器材,如智能電話,就能與工作間內的設施配對,即時預約會議室、調整工作間設備、控制投影幕等等。不需要經過行政人員的審核工序,亦不需要遞交表格,就能簡單快捷地完成所需的步驟。

 

如何透過數碼設備,加快會議效能?

 

第三 - 簡化業務流程以提升工作效率

 

工作間科技設備愈趨完善能加速數碼化,為簡化行政流程提供了基礎。當中高效業務流程管理(BPM,Business Process Management)可自動化日常繁複的流程,以招聘程序為例,人力資源管理部門不必費時整理求職者的履歷表,透過BPM資料會自動妥善整理並傳送至適當的資料匣,讓企業從篩選履歷表開始的每一個不同階段,都能簡易操作。

 

BPM能加快進行整個流程,文件處理數碼化能減少使用紙張文件,更可減低文件重複的機會以提升生產力,更能有效保障資料的準確性。

 

如何透過BPM拓展業務?

 

除了BPM能簡化業務流程,智能工作間亦能透過系統自動化,節省工序,縮短處理時間。透過Meeting Room Solution,員工可自行預約會議室,系統不但能辨析會議室的使用率,更能根據情況和申請者的需求,分配最適合的會議空間予員工。利用智能管理系統,會議室就能更有效地被分配。

 

除此之外,行政人員更能隨時更新應用程式,即時檢查系統,方便監察管理。

 

智能管理系統如何提升會議室的有效使用率?

 

第四 - 完善規劃為企業節省成本

 

完善的智能工作間規劃,能為企業節省不同層面成本,首先,重新規劃空間,不但能清楚計算出適合企業的工作場所大小,更能最大化空間的使用效能,為企業節省租金成本。Ricoh近年來平均為企業節省了7%的會議室空間,同時增加了10%的多用途區域作接待、會議、活動等,相對地節省了25%的工作間面積,亦增加了40%的協作空間。而且智能工作間裡的智能會議室提供無線、流動性高的方案,以提高會議效率及使用量,讓會議更具靈活性。空間得到充分的利用,變相能為企業節省租金成本。

 

智能會議室如何有效提升會議流程?

 

其次,Ricoh協助企業規劃智能工作間(Digital Workplace Services),配合高效業務效能,令工作流程電子化,減少紙張使用,為企業節省更多的儲存空間,也節省紙張和儲存成本。

 

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第五 - 為企業提升整體形象

 

數碼化及自動化系統能加快企業營運效能,完善的設備更能提升公司的競爭力,從而提升公司形象。

 

Ricoh Smart Visitor Management,智能訪客管理系統能自動提醒相關人員,在不同時段的訪客資料,甚至自動準備訪客到訪時所需要的物資,例如會議室。在訪客到來時,利用系統登記訪客資料甚至自動辨識來賓身份,縮短接見客人時間,減少行政人員的工作負擔。讓訪客參觀公司或接待客戶的過程更加順暢,就能為企業在客戶面前建立可靠及專業的形象。

 

Ricoh Digital Workplace Services的專業團隊能了解企業及員工需要,根據不同的業務性質規劃適合其的工作間,不但能有效節省成本,更大大提升工作間的可行性。
立即聯絡我們以了解適合你的智能工作間:https://ricoh-solutions.hk/ricoh-contactus/

筆者:莊禮基先生
理光(香港) 有限公司 市場及業務拓展部總監 及 香港通訊業聯會 執委會委員 

在本地電訊業擁超過 15 年管理經驗,專注策略性推廣,並於網絡營銷、智能電話應用程式及電子商務等範疇擁豐富知識。於理光(香港)有限公司出任市場及業務拓展部總監,配合公司發展方針,以不同元素及多方位角度,致力推動高效率「智能工作間」,成就獲得業界肯定。

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