申請、批核、紀錄流程電子化

企業日常文書事宜繁多,每天均需處理大量報表。不論是填寫或遞交文件,很多公司仍然依賴紙本處理。惟紙本處理易生錯漏,而且審理困難,往往耽誤公司效率。最近一間經營建材業務的中小企,正向理光商業顧問求助,希望電子化流程,改善公司運作方式。

白紙黑字反易生誤

這建材公司已成立近50年,除了供應地盤混凝土與其他建築材料,更會提供監工服務,親臨工地現場,確保建築工序妥善執行,維持工程質素。一直以來,監工在塵土飛揚、人來人往的環境下以紙筆完成報告。在如斯混亂的環境,光是完成一份容易辨析的報告已甚困難。報告完成後,監工還需拍攝建築進度,連同報告電郵給另一監工,以作匯報及要求批核。待批核完成,下一工序才可開展。流程繁瑣需時,易生錯誤。在特別注重工期及安全的建築行業中,複雜流程為一大忌,容易招來不必要的麻煩和爭拗。

實時報告改善效率

理光商業顧問了解過公司流程和當中困難後,提議採用流動數據互換平台方案。流動數據互換平台以方便著稱,員工可同時於電腦及流動裝置上使用,大大改善公司運作流程。採用解决方案後,監工可用手機即時紀錄,省時快捷。報表格式簡單易用,更可即時傳送紀錄給監工以作批核,縮短流程時間。
經統計後,公司平均流程(包括報告及批核)處理速度成功提高78%。除此之外,系統還適用於庫存管理,員工可即時查閱產品庫存量、貨期及貨品進出時間等,方便產品銷售及貨物管理,更可根據監工的需求自訂表格及報表,設立最貼合公司營運流程的工作表格。

邁進手機管理時代

除了報告、批核及庫存管理外,理光推薦的解决方案更有出勤紀錄、費用申報、巡邏紀錄等用途,並能在Android、iOS和Windows等不同操作系統上運作,還與各公司的ERP系統相容,無需額外添置硬件。
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