美國有大學指出[1],辦公室桌面愈是凌亂,就代表那人具有創造力思維。愛恩斯坦及蘋果前教主喬布斯便是其中例子。不過,企業家「李超人」的辦公桌卻是乾淨企理,更明言「今日事,今日畢,桌上不留紙」[2]

 

成功的領導自有其獨到的思維,行事作風或許難以深究。但如果談到工作間運作的整體效率, 最重要的關鍵是員工透過高效的文件管理方案,便不用花大量時間應付排山倒海的文件,影響生產力。

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文件管理的挑戰:

多年前電子文件還未太普及的時候,眾多分析機構的報告都認為傳統紙張文件管理不足。其中IDC就指出,以1,000名員工的企業為例,如果員工每天都花2.5小時搜尋文件的話,公司整體每年便損失250萬美元[3]。 但就算踏入文件電子化較普及的年代,若編排文件(如沒有系統化地於建立檔案資料夾或隨便建立檔案名稱)效率不佳,也會影響搜尋文件效率。

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採用文件自動化管理方案,提升生產力: 

  • 建立一站式文件資源庫,方便搜索文件:根據McKinsey Global Institute報告指出,透過建立一個整合性的搜尋平台,作為一個方便搜尋的知識管理平台的話,可節省員工最高達35%的工作時間於文件搜尋上[4]。企業若建立一站式文件資源庫,將所有電子化文件,透過門戶網站,以標籤頭式輕鬆搜尋出來,節省搜尋文件效率。員工節省時間管理文件,工作效率自然提升,對促進公司的生產力自然有正面的幫助。
  • 文件審批流程自動化:方案讓員工的文件直接把文件傳送到相關主管作出審批,相比過往透過電郵附件傳送更有效率。整個工作流程都節省,部門的工作效率自然改善,甚至可以騰出時間協助企業處理創新的項目。

 

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資料來源:

[1] https://topick.hket.com/article/1713061/愛因斯坦辦公桌超混亂%20%20%20%20美大學研究:凌亂助提高創造力

[2] https://topick.hket.com/article/1828994/李嘉誠辦公桌沒有File與文件%20%20%20%20辦公桌整潔度暗藏成功密碼?

[3] http://www.ejitime.com/materials/idc%20on%20the%20high%20cost%20of%20not%20finding%20information.pdf (p.7 – scenario 1, last paragraph)

[4] https://www.mckinsey.com/industries/high-tech/our-insights/the-social-economy

[5] https://www.roberthalf.com/blog/salaries-and-skills/is-it-time-to-clean-your-work-desk

筆者:潘冠熙先生
理光(香港) 有限公司資訊科技總經理

擁有多年資訊科技管理及業務流程優化經驗,深入了解大數據、人工智能以至物聯網的商業應用。於理光 (香港) 有限公司出任資訊科技總經理,參與籌劃公司的智能工作間策略,同時也以第一身體驗智能工作間的實際應用, 務求身體力行發揮其創新概念及績效潛能。

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