「國際婦女節」的成立,在於鼓勵女性踏入職場實現自我,與十數年前的社會現象「男主外,女主外」大相徑庭。女性的身份出現蛻變,不僅是一位能打理家頭細務的典型家庭主婦,亦可以成為在職場上發光發亮的女強人。

 

社會上有不少「在職媽媽」需要兼顧家中大小事務照顧小朋友的同時,亦要處理好公司的事務。要在這兩個重大任務當中尋求平衡,達至Work-Life balance,談何容易?

 

近年企業開始發展打造智能工作間,配合自動化業務流程管理,並採用雲端科技,讓員工可以不限地區、時間性的限制。即使身處在公司以外地方、甚至出差時也能有效地處理工作,大大提升工作的靈活性,促進Work-Life balance。「在職媽媽」希望能夠有更多時間陪伴小朋友,對於他們來說,相比在辦公室工作,他們更樂意Home office可以邊工作邊看顧小朋友。

 

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不少企業員工中有「在職媽媽」,確實他們放家中事業位置於首位,工作是次要。他們有機會需要申請緊急休假去照顧家中事務,長遠有機會影響公司以及同事間的工作步伐。「在職媽媽」嚮往一份穩定收入的工作,更不會輕言辭退,能為公司提供穩定的生產力。如企業配合智能工作間以及工作方案,就能讓她們兼顧工作與家庭無難度。一方面能按時工作,工作同時也能陪伴家人,一舉兩得。

 

 

一:善用雲端科技實現流動辦公

科技普及加上設備的配合,令員工無地區時間限制都能處理公事,使他們「生活」與「工作」之間的界線日漸模糊,更成為員工的壓力來源之一。然而只要運用得宜,流動辦公的可行性將會提高,全面推行Home Office之日更為期不遠。

 

對「在職媽媽」來說,靈活辦公/彈性上班,以及公司的體恤將很大程度上提升她們對公司的忠誠度。讓員工彈性地選擇辦公的地點和時間,增加自由度,方便她們安排時間照顧家庭。利用雲端科技就能實現流動辦公,甚至是讓員工在家中工作,達到家務公事兩不誤。在職媽媽無論於公司還是家中工作,都能即時透過雲端傳閱文件,甚至可以透過虛擬會議室與同事進行會議,進一步加強員工之間的協作,確保工作能順利進行。

 

您的公司有做好雲端備份嗎?

 

 

二:員工之間建立一套通訊加強協作

隨著Wi-Fi 及流動數據的使用普及化,使用視像通話變得容易及有效率,不少市民都會用即時通訊軟件進行溝通,例如WhatsApp和WeChat等等。但若將使用這些免費通訊軟件應用在公事上, 其安全性及功能往往有所不足,例如進行多人會議,簡報演說 ,以及連接各種視訊設備上,都不能與企業通信設備比擬。

 

理光統一通信軟件提供雲端視像會議, 讓用戶可以在電腦、流動裝置上, 同時進行多人會議,亦可以與市面上主流通訊設備連接,令用戶不論在家中,會議室 ,海外地方都可以進行會議,尤如處身現場,特別適合在家中或海外工作的員工。在職媽媽亦能透過統一通訊軟件與公司員工協作,共同完成工作任務。

 

如何應用統一通信軟件?

 

 

三:靈活運用文件管理和業務流程管理

相信員工讓公司煩惱的就是——緊急請假,而在職爸媽最常見的請假理由多為家中要事。在智能工作間內,員工只需要利用智能手機, 就能即時在缐申請休假,儘管公司能夠充分諒解他們的處境,但礙於手頭上的工作無法即時交接,如涉及一些緊急合同,確為管理層增添了不少擔憂。
高效業務流程管理(Business Process Management, BPM)將公司業務流程數碼化,過往人手處理的事務能完全自動化。若員工處理單據、合同、申請表等工作事項,在電子化表格的運作下,就能輕鬆整理批核。更加可遙距訪問文檔系統,即時處理緊急事項,文檔亦設有加密功能,不用擔心資料外洩。就算是不同的員工接手跟進,統一文件管理系統會提供訪問控制,全文檢索及版本控制, 有效管理文件。

 

如何將BPM應用在您的業務上?

 

 

不少在職爸媽渴望做到Work-Life balance,他們希望能在工作上有所成就,同時亦能兼顧家庭生活。儘管社會上有不少企業會對她們的時間分配有所顧慮,但只要企業配合科技的運用,革新工作間,為在職爸媽多行一步,為他們締造一個舒適的辦公環境,自然就能挽留人才。

 

了解更多智能工作間:
https://ricoh-solutions.hk/aboutus/

如何規劃智能工作間:
https://ricoh-solutions.hk/solutions-n-services/digital-workplace-services/

筆者:潘冠熙先生
理光(香港) 有限公司資訊科技總經理

擁有多年資訊科技管理及業務流程優化經驗,深入了解大數據、人工智能以至物聯網的商業應用。於理光 (香港) 有限公司出任資訊科技總經理,參與籌劃公司的智能工作間策略,同時也以第一身體驗智能工作間的實際應用, 務求身體力行發揮其創新概念及績效潛能。

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