由最初的 7 人專業團隊,發展至現時百多名全職員工的國際海空運輸和集裝企業,輝域海空運有限公司 (Fairate) 見證長達 30 年的行業變遷,可說是典型香港人奮發向上的故事。與部分白手興家的例子一樣,提供國際貨運、物流方案、倉儲及供應鏈管理等服務的Fairate能達致今日的規模,並榮獲多項「優秀代理」獎並非一蹴而就,全賴多年來堅守其經營理念,以合理價格為客戶提供最優質的服務,並針對時刻變化的市場需求,不斷提升服務水平。

辦公室破舊立新迎數碼化挑戰

隨著近年大型物流公司爭相投資先進系統以追蹤貨物位置、提高效率、向客戶提供實時資訊,市場競爭愈見激烈。Fairate行政董事譚耀輝 (William Tam) 深信,要貫徹其業務宗旨,公司必須全面推行電子化方能迎合甚至超越市場需求。為能更有效規劃空間,Fairate在籌備新辦公室時,果斷捨棄傳統設計裝修工程公司,採納 Ricoh 創新的 3C 智能工作間設計,希望藉此能提高員工協作效率、減少資源損耗。


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創新空間規劃促進協作溝通

William 透露:「物流技術發展迅速,電子化尤其明顯,加上業務夥伴對工作流程數碼化的要求與日俱增,若打算推進業務發展,公司就必須由內到外推行數碼化轉型。」的確,過去辦公室地方雖大,卻往往因而造成資源和空間浪費,令部門之間疏離欠缺溝通,銷售人員更笑說找其他部門同事猶如「過海」。


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子承父業,80 後的總經理譚文博 (Jack Tam) 對辦公室數碼化需求之迫切有更深刻的體會。尤其是倉務員流失率極高,要留住人才,Jack 認為倉庫必須提供全面的 Wifi 覆蓋,同時逐步推行自動化流程,令本來沉悶的工作變得輕鬆流暢。另一方面,William則憂慮員工未能接受新辦公室的開放式設計,抗拒縮減個人工作空間,盼能藉應用創新方案改善新辦公室的空間使用率,以促進同事間的溝通、連繫和協作。Jack 坦言籌備之初曾物色傳統辦公室設計公司,雖則欣賞對方美輪美奐的設計,然而那些設計花巧有餘,實用性不足,未能配合公司日常營運數碼化的創新需求。

重新定義工作間落實3C 理念

為進一步了解 Ricoh 的智能工作間規劃服務能如何配合公司的發展策略,Jack 和 William 更特地前往Ricoh位於「一號九龍」的智能工作間,實地視察現代工作間的創新設計。有別一般設計公司只著眼視覺效果,Ricoh強調重新思考實體辦公室的目的和意義,提倡以「工作間」(workplace) 取代傳統的「辦公室」(office),配合創新科技和服務,有效運用空間之餘,亦提高工作環境的凝聚力,令工作環境不再受制於地理空間規限。而 Ricoh 的3C 理念:Connectivity (連繫)、Communication (訊息傳遞) 及Collaboration (協作),亦正正是Fairate所追求的變革目標。


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Ricoh創新的設計理念與Fairate追隨數碼化的精神可謂一拍即合,而最能說服到William的是Ricoh的3C理念能實際應用於自家工作環境,且成效有目共睹。以Fairate為例,由於前線銷售人員經常外出見客,部門不時出現空置狀況,造成空間浪費;有見及此,Ricoh 便建議Fairate摒棄傳統的 cubical 辦公室間隔,改為採用活動式長枱,除可於空置時用作臨時會議間,亦可供客戶上門進行貨物裝拆。另為支援流動辦公的需要,Ricoh 建議部署 IP 電話系統,讓員工無論身處何地均可以手機撥打電話給客戶,對方收到的來電同樣顯示為公司直線電話。加上Ricoh 為 5,000 尺的新工作間以及30,000呎的倉庫覆蓋完善的 Wifi 網絡,並具備 VPN,令安坐工作間、機場、倉庫以至外出見客的前線銷售人員均能無縫地連繫起來,實現無障礙協作。

為創造融洽高效的工作間,鼓勵員工交流和參與討論業務發展,Ricoh分別為Fairate重整資源和規劃空間,例如為會議室部署令客戶耳目一新的一站式智能白板、投影機和視像會議系統;此外,將數碼多功能打印系統與文具一同集中存放於打印間,以便管理和資源共享。同時,茶水間亦比從前更具空間感、光線更充足,加上安裝了掛牆電視,讓員工可於午膳時一同觀看劇集增進交流。Jack 更利用接待處新設置的數碼顯示屏,針對要接待的客戶和生日員工設計精美的電子海報,製造小驚喜,令客戶留下良好印象。

William 坦言,基於公司擁有運輸團隊,過去搬遷不假外求。但經此一役,令他深明善用資源、各司其職,員工才能專心服務客戶。因此今次從設計裝修、設備安置、搬運以至舊址還原均由 Ricoh專業團隊一手包辦。Jack形容搬遷過程為「動物大遷徙」,因原預期會造成內部大混亂,結果服務超出預期,更早於原訂時間完成,穩妥得令 William 可安枕無憂。

一個月過去,初期對智能工作間創新設計存疑抗拒的員工亦紛紛表態支持。William 認為,創新的工作間設計有助拉近員工距離,同時刺激員工的新思維,變得更樂意接受新事物和分享構思策略,對整體營運有相當正面的影響。未來,Fairate將繼續推動數碼化轉型,不斷探索、迎合甚至超越市場需求。

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