「員工是企業最重要的資產。」雖然員工的價值不能寫進於財務報表,但絕對會在企業的業績上反映出來。 員工上下都積極進取,不僅可以提升企業業績,還會對整體的工作氛圍起正面作用。而提升公司設備、改善辦公環境,便能增加同事間的工作士氣,同時提升企業的 Connectivity (聯繫)、Communication (傳遞)、Collaboration (協作)。只要「3C」並存,就可以發揮到團隊以至企業的最大工作效率。

 

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究竟我們該如何透過智能工作間,提升員工工作嘅積極性呢?大家可參考以下六招:

 

第一招:革新工作間環境,建立更多溝通渠道

企業能否突圍而出,很大程度是取決於團隊有沒有緊密互動,從而凝聚內部士氣,帶動全體員工積極工作。而革新企業為「智能工作間」,則是促進團隊溝通的良方之一。現時,電郵、公司啟示等傳統方式已並非唯一的溝通渠道,因此我們需要提供更多元的溝通渠道,例如在工作間設立休憩空間,增加員工面對面交流的機會,他們便可自由地表達對工作的意見和想法,更能成為上司與下屬之間的溝通橋樑。

 

第二招:制定合適的合作模式,令員工可以融洽地工作

員工年齡各有不同,自然各有不同的工作模式。如資歷較深的一代會習慣使用紙本處理文件,而年輕一代則偏向於電子化處理。若兩者合作做事,很可能會產生矛盾,令工作進度緩慢。如何令他們可以融洽地工作呢?可以尋找專業顧問團隊,以第三者的客觀角度,了解各同事之間的差異,及對科技的接納程度,從而度身定制一個最合適的方案。例如為對科技方面不熟適的員工,安排適切的培訓,加快他們跟上科技發展的步伐,令公司員工到最終能同步地使用各科技產品,以達到最佳的協作效果。


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第三招:建設智能工作間,減少開會通勤開支

一個完善的智能工作間能提供投影機、互動電子白板等開會設備,方便員工進行會議。他們不用受到技術層面的煩惱,更積極專注於匯報或討論等工作任務,展現協作效果繼而提升工作效率。而且員工可透過使用雲端虛擬會議室,與海外合作夥伴進行會議,便不必遠赴當地與對方交流,省卻機票、食宿等開支。當工作不用受到地域限制,員工便可更自由地分配時間,自然更願意積極投入工作。

 

第四招:利用智能工作間,提升流動工作的可行性

作為上司或老闆,最怕面對的,一定是因員工缺勤而無法跟進工作,落後進度。不過,某些「缺勤」情況其實可以透過智能工作間避免。例如當員工外出見客或處理事務時,仍可利用科技設備跟進辦公室內的大小情況。這樣便可提升流動工作的可行性。FlexiCloud 中小企雲端服務 (FlexiCloud Service)就是其一辦公室最常見的方案, 員工可以透過應用雲端文件管理服務及時存取文件,無論身處何地都可隨時瀏覽或進行修改,增加工作的靈活性。

另一方面,企業可考慮推行 Home Office,讓員工可自由選擇工作地點,而不用侷促於傳統辦公空間內,並透過科技與身處不同地方的同事無縫接軌地工作,這樣便能減少在辦公室工作的員工比例,長遠而言企業可租用一個面積較小的辦公室,降低租金成本。

 

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第五招:善用空間環境,提升員工創造力

共享辦公室和Open Office之所以風靡全球,正因為除去了傳統辦公室座位之間的屏風,因而放大同事工作的辦公空間,拉近員工座位之間的距離,令同事之間溝通無阻。Open Office 減少了座位間隔,員工之間有更多的協作空間,他們隨時隨地都能展開討論,容易擦出更多火花和創意!

 

第六招:讓公司資源靈活調配

在香港工作最重要的就是……靈活。一成不變、倒模般的工作模式已經不合時宜。如果工作間的資源可以更靈活分配,工作成效就會提高,亦變相節省企業開支成本。譬如利用閒置的會議室,為新加入的員工進行培訓,或者提供員工用來討論及Brainstorm的地方,善用工作間每一個空間,就可以更有效地做事,員工的積極性隨之而提升!

工作環境會影響員工心情,員工在公司做得開心,可以令他們保持工作的積極性。當員工有動力工作,最終得益的還是企業!想提升員工的積極性,需要融會貫通以上六招,創造和諧高效的工作空間,實現Connectivity (聯繫)、Communication (傳遞)、Collaboration (協作)。

 

了解更多:

智能工作間:https://ricoh-solutions.hk/solutions-n-services/digital-workplace-services/

FlexiCloud 中小企雲端服務:http://www.ricoh.com.hk/tc/servicesandsolutions-c5118.aspx

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筆者:潘冠熙先生
理光(香港) 有限公司資訊科技總經理

擁有多年資訊科技管理及業務流程優化經驗,深入了解大數據、人工智能以至物聯網的商業應用。於理光 (香港) 有限公司出任資訊科技總經理,參與籌劃公司的智能工作間策略,同時也以第一身體驗智能工作間的實際應用, 務求身體力行發揮其創新概念及績效潛能。

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