不同國際性市場報告(如國際數據資訊(International Data Corporation)的調查結果)都指出企業數碼化轉型,已是提升公司效率、維持競爭力的必要因素。Rentokil能多潔香港 (下稱能多潔) 屬全球最具規模的蟲害防治衛生服務供應商,雖已具多年歷史,在行業中早具領先位置,但並沒有固步自封,反而早在一年多前已致力於業務數碼化,率先透過理光 (香港) 有限公司 (下稱理光)的專業顧問服務,運用Laserfiche企業內容管理系統,把發票處理升級,提升對客戶的服務質素之餘,更改善現金流量,令公司員工以至管理層都相當滿意。

Rentokil能多潔香港於1964年成立,至今已有52年歷史,是全球最具規模之蟲害防治衛生服務供應商,其主要業務為提供蟲害防治、洗手間及工作間清潔等服務,雖在行業處於龍頭地位,但在企業數碼化上仍不敢怠慢。

單據發票配對繁複 自動化能加速處理減少失誤

「我們處於一個高速運作的經營環境,需要即時回應客戶訴求,要不然便會流失生意。」能多潔財務總監Mr. Guru Balasubramaniam一語道出了重點,在這資源爆炸的互聯網時代,客戶與服務供應者要求更高的即時性,把客戶的相關資料和帳單無紙化,建立客戶數據庫,令企業員工能即時查閱並提供清晰的相關資訊,便是重要的一環。而能多潔作為具規模的企業,客戶眾多,要處理大量客戶資料,時間和人力資源的分配一直是公司面對的重大難題,能多潔大中華區資訊科技經理Daniel表示:「以其中一項業務為例,我們每星期向客戶們發出發票前,就先要以人手把3,000份單據跟1,500份發票配對,而這個配對過程需時約13個工作天。」這樣長的處理時間,絕不能滿足現今講求即時反應的市場環境,人手配對下亦難免偶有失誤,Mr.Guru亦明白費時加上錯誤訊息都可能是流失客戶的重要原因:「一個能有效地收集和豐富訊息的解決方案對我們極具價值。」結果理光成功協助能多潔建立自動化單據發票配對流程,效果比預期更好。

理光針對能多潔的實際需要,為其提供最合適的顧問服務,並建議利用Laserfiche系統處理繁複的帳單及客戶資料。

能多潔每月要處理超過6萬份客戶相關文件,單是這個工序,以人手處理便需時約33個工作天。

縮短應收賬期 營運更穩健

能多潔利用Laserfiche取代公司傳統使用人手處理的單據發票配對工序。Laserfiche把ERP系統輸出的發票檔案分門別類,以其中的客戶編號及日期等資料,自動配對相關已掃描的單據,完成配對後再即時以理光多功能打印機,打印出完整的發票文件,讓員工寄給客戶。「自動化配對系統的成效更大,由原來所需約13個工作天,大大縮短至只需3.5個工作天處理,節省超過70%時間,另外準確性亦達至98%」Mr.Guru當然亦同樣讚賞其成效:「Laserfiche大大提高了工作效率,整個流程比以往少用了約1.5個人手,但處理的單據數目卻更多,同時亦把人手處理容易出現的錯誤減到最低,成續令人相當滿意。」除了能減少人手和工時,降低公司運作成本外,發票處理程序大大加快,亦令公司可以更快收到服務費用,增加現金流,Mr. Guru:「發票處理得更快,讓公司的財務處理更具彈性,整體來說亦能改善公司的財務狀況,讓公司營運更穩健。」

能多潔大中華區資訊科技經理Daniel非常滿意數碼化帳單處理後大大提升工作效率。

以人手把3,000份單據跟1,500份合同配對,需時約13個工作天,但在Laserfiche系統幫助下大大縮短至只需3.5個工作天處理,更能減少人手出錯的機會。

利用高速掃描器把單據掃描並轉換成PDF檔案,自動系統便把單據及相關的客戶服務合同配對,完成配對後再即時以理光多功能打印機,打印出完整的單據文件,讓員工寄給客戶。

效果出色 計劃全面採用並推展至外國分公司

提高文件處理效率的成效有目共睹,能多潔進一步將會把數碼化的數據應用至客戶服務的層面上,提供更直接,更方便的方式讓客戶即時得到所需資訊,Daniel:「在不久將來,我們公司將會開設客戶網上平台,目標是希望客戶可利用電腦或流動應用程式,即可隨時查閱自己的帳單、服務合同,以至過往的帳單記錄等。」Mr.Guru亦表示:「基於香港公司透過理光的專業方案和Laserfiche系統的應用,成功進行數碼化並大大提升效率,我們已逐步將經驗分享予其他各國,如馬來西亞、印度、新加坡等地的分公司,希望她們能與我們同步發展。」

能多潔透過理光的專業方案和Laserfiche系統的應用,成功進行數碼化並大大提升效率,所以也逐步將經驗分享予其他各國,如馬來西亞、印度、新加坡等地的分公司。

滿意Ricoh全面支援

「理光是我們整個數碼化過程的顧問,而且無論在銷售前後都提供了充份的支援。」Daniel說,例如公司在系統操作上遇到問題時,理光都會即時提供實用的技術支援和建議,幫助我們更有效地操作Laserfiche。總括來說,能多潔在理光的專業顧問服務及Laserfiche系統的幫助下,不僅能節省人手和時間,提升效率,實際上更優化公司現金流管理,令公司運作更穩健,有利未來長遠發展,鞏固能多潔在市場上的領先地位。其他範疇各行各業的大小企業,都可參考能多潔的成功案例,把工序數碼化和自動化,相信對提升競爭力有絕對的實效。

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