隨著 AI 人工智慧技術日趨成熟,各大企業開始加強工作間的資訊科技標準,以提升工作效能、加強自身競爭力。而RPA(Robotic Process Automation,流程自動化機械人)則成為近年「新寵」,用科技取替人手處理重複、繁瑣的作業流程。流程數碼化能降低出錯機會,節省整理硬本文件的時間及儲存空間,省時慳力,長遠更能為公司節省成本。

如企業能妥善運用RPA,不但能帶來回報,更能引領企業發展新領域,進一步推進事業發展!

 

讓RPA成為員工工作上的輔助工具,消除員工疑慮

在企業日常營運中,繁複而具有高重複性和規律性的人工電腦工作,可以交由RPA執行-例如員工經常耗費大量時間在各式各樣的資料輸入、資料核對、製作報表等工序上,而RPA就能自動處理。

儘管RPA在很大程度上減輕了員工的壓力,但不是所有員工都願意接受人工智能科技,甚至有部分感到忌諱。不單是因為對操作了解不足,更大原因是擔心工作會完全被AI等科技所取替,從而導致失業。

若企業有意引入RPA,就需要消除員工疑慮,通過教導及了解員工的想法,加強和員工之間的溝通和協作。透過主動咨詢員工,了解員工對新科技的接納程度,再由專人為企業度身訂造最適合的RPA程式,並在引入後加強培訓,讓員工熟悉操作,成為工作上的輔助工具。

 

引入RPA後 讓員工專注於更高層次的工作上

RPA是一款智能文件處理系統,在人手設定程式後就能全天候24小時自動運作、處理指令。RPA可以達至人為難以實現的精準程度,能有效地將業務流程出錯的機率降至最低。有了RPA,員工就能擺脫沉悶繁複的工作,騰空出更多時間,專注在更具價值、需要創作力和批判思維等工作上,甚至是增加和客戶互動的時間

UiPath作為RPA軟件的領先企業,曾在今年度發佈一份名為“ The Impact of RPA on Employee Experience”的研究報告。[1] 該報告顯示,57%受訪企業認為引入RPA的其中一項好處為「增加員工的參與程度」,其表現為,在RPA的輔助下,員工可以專注在更高層次的工作上,增加他們的工作動力,亦更積極參與其他方面的工作。

 

創造以顧客為重心的企業

RPA能在短時間內處理大量工作指令,為企業節省大量成本和時間,但都不是RPA能為企業帶來的最主要利益。能做到「以客為重心」,才是RPA為你所帶來的真正優勢!

“The Impact of RPA on Employee Experience”的研究結果顯示,67%企業認同能透過RPA更深入地了解客戶,同時有57%認為能提升對顧客的服務。原因是RPA能從企業過往的文件中,透過精密計算,定期為企業創建可量度的分析報告,管理層就能掌握準確的數據,再根據該些數據讓企業能更容易了解市場、客戶需求,在不同階段訂立目標和相關計劃。

 

帶領企業轉型,同時促進人才轉型

對企業而言,當RPA成功取替重複性的人手工序後,人力資源將會被重新分配,即RPA負責處理簡單的基礎任務,而員工則需要從處理簡單工序中,「轉型」至處理策略上的執行工作。企業若能鼓勵員工自我增值,學習更專業的知識,以處理更具價值的工作,就能讓RPA和員工發揮各自最大功效,有利企業發展。

與此同時,員工有機會從繁瑣無趣的工作中抽身,從而參與更具挑戰性的任務,變相地給予員工學習機會,推動員工進步,以配合公司發展。

 

除了人力資源需要轉型,企業亦有必要重新審視現有管理和營運模式,甚至重新為流程業務定向。企業只有隨時調整發展的方向和速度,才能保持競爭力。

了解更多RPA和其他簡化業務流程資料:https://ricoh-solutions.hk/solutions-n-services/business-process-management/

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[1]
https://www.uipath.com/newsroom/new-study-finds-that-nearly-70-percent-of-organizations-believe-rpa-is-enabling-employees-to-have-more-human-interaction

筆者:莊禮基先生
理光(香港) 有限公司 市場及業務拓展部總監 及 香港通訊業聯會 執委會委員

在本地電訊業擁超過 15 年管理經驗,專注策略性推廣,並於網絡營銷、智能電話應用程式及電子商務等範疇擁豐富知識。於理光(香港)有限公司出任市場及業務拓展部總監,配合公司發展方針,以不同元素及多方位角度,致力推動高效率「智能工作間」,成就獲得業界肯定。

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