RPA(Robotic Process Automation,流程自動化機械人)是一款自動化技術,以取替人手協助企業處理繁複耗時的人工作業,例如訂單輸入、製作報表和發送電郵等工序,為全球企業的業務流程帶來革命性轉變。尤其對經常處理大量員工資料的人事部來說,RPA的功能更能大幅減少人手處理資料輸入等重複程序,讓人事部職員能集中精神去處理更重要的事務。

根據Genpact(一間在紐約為金融業和製造業各種流程提供專業服務的公司)統計,目前全球已經應用RPA的企業雖然不足10%,但預計在2020年將有40%的大型機構採用PRA程式。RPA可以為企業帶來什麼營運效能呢?

 

第一,RPA能有效減少出錯機率,更精確地處理文件數據
RPA可以達至人為難以實現的精準程度,能有效地將業務流程出錯的機率降至最低。RPA是根據業務準則運行,在企業設下的標準下有系統地工作,即是“rule based processes”,出錯的機率在可預測、可量度、可控制的範圍,一旦出錯亦能輕易找出錯誤,能協助企業更準確地處理文件數據,達至標準化程度。

以人力資源為例,每個月準確地計算及按時支付薪酬是人事部的重要工作。引入RPA 技術,可以按每位員工的薪酬機制及出勤率自動計算,並於指定時間發放薪金、佣金、年終獎金等福利,以達到合乎勞工法例的要求,減少出錯。

在RPA的業務自動化下,既能執行重覆性的任務以減低人為錯誤的風險,亦能有效促進對數據管理的標準化。

 

第二,為企業節省更多時間和開支
RPA讓工作流程處理得更快捷、更流暢,能於短時間內處理大量工作指令。RPA能實時在文件中直接掃描、存儲和提取出所需的資料並即時處理。

若需要將新客戶的資料輸入公司SAP系統,亦需要花人力、時間去處理。但RPA僅僅需要一分鐘就能準確地輸入大約2名客人資料入系統。另一個例子,公司在處理員工申請的時候,要事先收集員工資料、了解資金用途,然後提交到管理層審批,在獲審批後才安排款項,通知員工領取。每個步驟都需要人手操作,處理時間長亦難避免一些人為錯誤。RPA則能自動化完成以上的步驟,甚至自動發出電郵通知予相關同事。

現實中公司需要輸入的數據遠遠不止一兩項,而員工的精神狀態、集中程度亦會影響人手處理數據的質素。而PRA則能快速、有效地完成工作,為企業營運流程節省了不少的時間。同時間,公司亦能節省額外聘請處理數據、複核資料的人力資源開支。

 

第三,讓企業的目標更清晰
企業營運的管理流程從計劃、執行、監測到控制均不能離開「數字」。明確的數字能讓員工清晰地了解目標,促使計劃更有效地實行。有效的目標其中一個原則為「可測量」,即是以數據、數字為基礎。

然而該些數字並不是手到拿來,隨時就能被套用的。但RPA卻能從企業過往的文件中,透過精密的計算,定期為企業創建可量度的分析報告,方便企業訂立目標和策劃。

 

第四,能提升員工的工作效率
過往企業會以人手處理耗時而且價值不高的工作,這些工作往往會降低員工生產力。RPA能讓員工擺脫日常繁複性的工作,讓他們從沉悶的工作中抽身,從而專注在更高層面的工作。

儘管智能科技能協助企業完成繁複的任務,卻不能完全取替人手,皆因員工的價值在於有生命力和情感的創作,會用心為公司付出。每一個員工應該專注於知識層面,而並非機器可以輕易取替的日常任務,例如員工應根據不同情況,為公司或客戶制定合適的策略方案;或者定期聯絡客戶,與客戶建立良好的關係。

因此在RPA的協助下,員工在工作時間內就能完成更有價值的任務,挑戰更高層次的工作。這樣便能有效提升他們的參與度及投入度,從而獲得工作的滿足感,效率自然節節上升。

 

不少企業仍繼續選擇用人手處理大量沉悶且耗時的工序,這個工作模式會增加營運風險、降低企業生產力,影響產品或服務質素。

縱然未來的營運中,人力資源仍然擔當了重要的角色,但發展RPA自動化系統已經成為不可或缺的一環,現今企業應該順應數碼時代的發展,與時並進引入RPA技術,互相協調人類與RPA技術,為企業帶來新的突破。

 

了解更多RPA技術:https://ricoh-solutions.hk/solutions-n-services/business-process-management/

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筆者:莊禮基先生
理光(香港) 有限公司 市場及業務拓展部總監 及 香港通訊業聯會 執委會委員

在本地電訊業擁超過 15 年管理經驗,專注策略性推廣,並於網絡營銷、智能電話應用程式及電子商務等範疇擁豐富知識。於理光(香港)有限公司出任市場及業務拓展部總監,配合公司發展方針,以不同元素及多方位角度,致力推動高效率「智能工作間」,成就獲得業界肯定。

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