人力資源管理部門的工作重點在於解決公司員工問題,繼而為公司帶來業績的增長。但一些「無關痛癢」且繁複的事項(例如影印文件和輸入資料數據等)嚴重影響他們的工作進度,未能解決基本人力資源問題之餘,甚至會拖慢企業發展進度。

 

為了提升業務效率,不少企業選擇採取「高效業務流程管理(Business Process Management)」,將部分工序電子化,甚至自動化,讓日復日重複的任務可以獨立運作,而無需人力監督。然而,相比起前線生產,人力資源在自動化流程運用上仍然很低。

 

如果您的公司還沒採取自動化人力資源管理系統,並且出現以下情況,就必須多加留心了。

 

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情況一:人力資源部門耗費大量時間處理日常事務

 

人力資源管理包括大量文書工作,而其中以招聘人才最為耗費時間。傳統的招聘程序十分繁複,從發出招聘廣告,到成功為公司吸納新血,當中牽涉大量文件資料,需逐一整理及篩選。

 

根據國外招聘平台「CareerBuilder」一項調查數據顯示,於沒有實行自動化人力資源管理系統的公司,每位HR平均每週花費14小時或更長時間處理其實可自動完成的工作。結果表明若公司利用科技自動化流程,繁複的日常工作將可有效地處理,人力資源管理部門將會節省更多時間,可專心處理員工事項,更深入了解員工的需求。

 

情況二:紙本文件佔用辦公室大量的空間

 

香港法例規定公司必需保存所有業務紀錄,為期最少7年。除了業務紀錄,不少公司均選擇以文本記錄的方式儲存文件,特別是員工資料。試想像一下,若公司將全體員工從入職前的履歷表、證書、面試紀錄,到年終表現評核之紙本文件全部儲起,不單霸佔了辦公室大量空間,亦造成紙張的浪費。

 

倘若企業選擇電子化相關流程,例如用電子表格取替紙本表格,則能令行政更有效率。以招聘程序為例,求職者於網上填妥電子表格後,連同履歷表、推薦信等文件一同遞交。這樣不但方便相關的部門跟進,加強部門與HR之間的協作,二來容易管理及整合所有資料,方便作出篩選,加快招聘程序。

 

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情況三:公司未能及時給予員工應有的福利

 

如上文提及,在沒有自動化人力資源管理的公司內,HR需花費大量時間處理繁複文書工作,變相縮短了解員工需求的時間,阻礙HR處理最基本需要解決的「人力資源」問題,及為員工提供適切的協助及福利。例如,人力資源管理部門因忙於文書工作,而無暇處理員工的表現評核,拖慢公司季度評核流程,或者未能及時通知新同事的入職注意事項,甚至未能跟進員工的申請事項等,均會影響公司內部的士氣。

 

如果將公司人力資源管理系統自動化,則可以自動追蹤員工狀態,清楚員工何時符合享有福利的資格,例如醫療福利、年中花紅比例等,亦可以在後期統一作出調整,加快管理流程。

 

情況四:人力資源成本高

 

公司日常印刷紙本文件(如內部表格、合約和告示等)都消耗大量的紙張。另一方面,企業經常忽略計算人力資源的成本,這些文件從處理到存檔都會耗費大量的人力資源及時間,令企業耗費大量的人力資源成本,甚至需要支付額外的加班費用。為盡可能地減少營運成本,企業應該考慮選擇電子化業務流程,例如改用電子表格取替公司內部申請表格,用電子公告形式取替紙張告示。

 

情況五:行政處理上出現「雙重標準」

 

儘管公司有明確的工作流程指引,但面對不同人手處理的資料,也難以保證達到內容的一致性。簡單一個例子,日期格式上的不一致亦容易引起誤會,「02/01」指的是一月二還是二月一呢?

 

另一個例子,在招聘程序上,一位求職者的能力範圍符合公司要求,但預期薪酬卻超出公司預算,寬鬆的HR會選擇給予該位求職者面試機會,而嚴謹的HR可能會直接篩走該求職者。畢竟「應否給予求職者一個面試機會」是較為主觀的問題,但在爭論上可能會耗費較長的時間,若果交由自動化的人力資源管理系統處理,這些問題就能迎刃而解,電腦系統會根據公司設定,直接篩走預期薪酬過高的求職者,或者選擇保留名單,無疑是減輕了人力資源管理的工作負擔。

 

情況六:經常出現人為錯誤

 

依賴人手輸入數據,將很大機會出現難以避免的人為失誤。輸入多一個少數點、少一個少數點的落差足以帶給公司巨大的損失;員工身體不適、精神狀態不佳都是可能造成錯誤的成因,儘管再細心也難以確保沒有漏網之魚。在紙本文件為主導的情況下,入錯Data、存錯檔案是常有發生的事情,需要找出錯處也並非一時三刻可以完成的。

 

而人力資源管理系統自動化,能為耗時的日常工作提供技術支援,也確保服務的一致性,降低錯誤率的發生。

 

置身於數碼時代,想要提升企業的競爭力,首選就是把業務的流程自動化。自動化人力資源管理系統,除了能降低成本以外,更能改善人力資源流程,避免人為錯誤以致損失,更能提升企業的靈活程度!

 

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筆者:莊禮基先生
理光(香港) 有限公司 市場及業務拓展部總監 及 香港通訊業聯會 執委會委員 

在本地電訊業擁超過 15 年管理經驗,專注策略性推廣,並於網絡營銷、智能電話應用程式及電子商務等範疇擁豐富知識。於理光(香港)有限公司出任市場及業務拓展部總監,配合公司發展方針,以不同元素及多方位角度,致力推動高效率「智能工作間」,成就獲得業界肯定。

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