案例:洛杉磯縣警察局

洛杉磯縣警察局 (LASD) 為300多萬居民提供執法服務,是世界上規模最大的警察部門。2015年,LASD意識到增加應變小組的需要,部門需要建立新的工作團隊,以及實施更多預防犯罪的策略,如針對邊緣青少年的課餘活動。為了招聘新員工,LASD進行了精密的背景審查和嚴格的培訓計劃。

 

建立團隊的挑戰:招聘流程冗長

在招聘過程中,往往需要經過仔細的背景調查和漫長的審核程序,才能深入了解應徵者。

然而,如果人力資源部門未能有效地執行以上程序,企業可能需要付上沉重的代價。因此,人力資源部門必須透徹認識應徵者以避免耗損資源,而人事管理流程自動化能幫助加快招聘流程,僱用合適的員工。

 

耗時的招聘流程

在15 - 20年來,聘用LASD副警長的招聘過程基本上保持不變。在應徵者的檔案夾裡,有可能載著超過1,000頁的背景資料。在每年超過8,000名符合條件的應徵者中,部門需要處理至少200萬頁的檔案,不但降低了工作效率,也帶來了私隱安全和文件存放的問題。

應徵者需要6至18個月才能到達主要審批的階段。這時LASD需要建立一個檔案夾摘要,並進行二次審批流程。LASD每年平均需要處理5,000個檔案夾摘要,僅僅輸入此摘要也需要10,000小時。在年終審計之後,LASD還需要將這些檔案夾摘要運送到第三方儲存庫中。

為了聘請優秀人才,LASD需要提高效率、縮短招聘周期和加強與候選者的互動。

「我們應該採取開放的態度與應徵者溝通,培育他們成為LASD團隊的執法者。」LASD指揮官Judy Gerhardt 說。

加快聘請優秀人才

為了保持準確性和確保應徵者符合應徵條件,令部門加快吸納更多優秀人才,LASD使用了Laserfiche的電子表格和工作流程來實行人事管理流程自動化,此系統以電子方式收集資料,以取代之前編印在數千頁紙上的訊息。

「Laserfiche 的電子表格是我們從外界收集訊息的途徑。將電子申請表格和郵件標準化,或透過加插連結於該表格,便能使我們有效地收集訊息。」LASD特別項目副警長Andres Bilbao表示:「Laserfiche Workflow猶如我們的隱形員工一樣,為我們提供協助。」

利用Laserfiche技術實行人事管理流程自動化,不僅能節省紙張,讓部門除掉多餘的表格和不必要的職務,又能夠與其他機構競爭,以短時間聘用優秀的應徵者 。

此外,所有應徵者的資料都可以透過元資料庫 (Metadata) 輕鬆搜索到,在整個過程中,Laserfiche會向候選者發送電郵更新,從而加強LASD與應徵者的連繫。Laserfiche工作流程還可以安全地將資料存檔,使當局在年度審計期間容易取得所需資料。

Gerhardt解釋:「人事管理流程自動化能提升我們的工作效率,能提高與應徵者互動和加快招聘流程,使我們可以聘用最好的人選。」

 

人事管理流程自動化的好處

為了加快招聘流程,LASD利用了Laserfiche 企業內容管理(ECM) 和工作流程,並帶來了以下好處:

  • 縮短招聘時間 —— 將招聘程序重組、建立雙向的工作程序,提高整體的招聘效率
  • 在招聘過程中,使用個人電子郵件提示,與候選人進一步互動
  • 在匯報和工作流程上建立清晰的時間規限
  • 提升招聘的保密程度,並編訂檔案夾的存廢期限

此文章來自於Laserfiche的案例研究,題為“Los Angeles County Sheriff's Department: Gaining a Competitive Edge in Hiring”。 部分內容經Laserfiche許可使用。

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