不少老闆或管理層都會有所疑惑,即使公司的薪酬福利制度完善,但員工的流失率仍然偏高,不明問題癥結所在。

 

舉個例子解釋:每間公司在招聘當中,都會細心審核每個求職者是否為合適的人選,是否能成為上司心中的「理想員工」,但「你選人時人選你」,求職者同樣會衡量公司是否能符合心中期望,不單止薪金、福利、職位,還有工作間的環境亦是求職者考量的因素。

 

企業想要吸納更多人才,保持競爭優勢,先要從公司硬件開始考量,了解不同層面對於「理想工作間」的藍圖,從而打造一個智能工作間。

 

五分鐘分析您的工作間是否理想

 

管理層:公司要求開源節流,但租金、人工、設備維護全部都需要錢,讓我們很苦惱。

 

「開源」和「節流」,企業往往比較著重「節流」,皆因提升收入的速度往往低於節省成本的速度,但智能工作間既能為公司帶來更多收益,亦能有效降低生產成本。

 

如公司配有統一通訊系統,不必親身飛往海外亦能與客戶進行無隔膜溝通、洽談合作事宜。有效節省出差費的同時,亦能為業務拓展提供更多可行性。 另一方面,智能工作間也著重同事間的協作,給予更多機會員工之間交流合作,從而加快業務流程。同事關係好,工作動力自然有所提升,更能有效提升生產力。

 

在節省成本方面,智能工作間的規劃目標正是為中小企度身定做方案,協助他們有效地運用細小的空間裡發揮最大的效能。專業團隊會幫你設計工作間,計算工作間內的使用率,提供最適合公司的方案,讓管理層清楚了解最適合的工作間大小,甚至可以做到「加人不加空間」(即聘請在家工作的人士),從而節省租金。

 

如何規劃智能工作間?

 

行政人員:希望能簡化工作流程,節省每日處理繁複瑣碎工作的時間。

 

不少人在簡介行政人員的職責時都會說「只要與公司相關事,就是行政人員的事」,意思是全公司上下事無大小,都會牽涉到行政人員。為了維持香港營商環境的競爭力, 不少行政人員的決策均需要有效率及備有數據力的支持。

 

在智能工作間內,選用高效業務流程管理(Business Process ManagementBPM)並配上「機械人 (Robotic)」將沉悶與重複的大量數據整合自動化,輕而易舉地取得整合報告。可利用電子系統處理和審批,也便於儲存及搜索,自然能減低人手操作所花費的時間,減少出錯的機會,加快決策步伐,有利業務營運。

 

如何利用BPM拓展您的業務?

 

銷售部:開會時間長,令實際工作的時間減少。

 

不少公司的會議時間冗長,管理者希望在會議中傳達公司方向信息,但員工希望盡快完成會議並隨即履行工作,想達至兩者平衡,企業可透過辦公室解決方案,使會議更有效地完成。可以在會議室中運用科技設備(如:互動白板、投影機)展示內容,會議就能更有效率地進行。

 

智能會議室如何為您的工作間帶來新面貌?

 

會議地點不一定局限在會議室內,善用科技設備,無論身在何處都能隨時進行會議。利用理光的統一通訊系統,甚至能與海外的客戶進行會議。

 

統一通訊系統與更多不同地方的人合作

 

90後應屆畢業生:希望工作的處理手法可以更加靈活。其實不少工作都能在家中進行,Home Office簡直就是現代人的夢想,既能節省上班成本,更能輕鬆地在家中完成工作。

 

作為剛踏入社會的年青人,他們往往能為企業帶來新的方向,雖然他們的想法對傳統辦公模式來說或會是破格的行為,但企業希望吸納新血,或多或少都要聽取新一代的意見。

 

在科技的配合下,工作模式轉變,大大提升了工作的彈性,雲端科技更為工作提供了流動性,只要配合雲端設備,就能隨時存取文件。即使在辦公室以外亦能即時傳閱雲端上的檔案,跟上業務的進度。並且革新工作間,有效地提升同事之間的溝通和協作,工作氣氛自然更加和諧。

 

除此之外,善用雲端的另一個好處,就是可以節省空間。雲端備份取代紙張存本,電子表格取替紙本表格,能有效減少紙張的使用量,減少文件儲存空間,為員工提供更大的工作區域。

 

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一間公司存在不同世代的員工,若能悉心了解從管理層到前線員工的需求,由員工為中心出發規劃革新工作間,方便日常辦公流程,員工的忠誠度亦能有效地提升,工作環境必定更加和諧。

 

想了解更多關於智能工作間的:https://ricoh-solutions.hk/solutions-n-services/digital-workplace-services/
需要專人協助規劃您的智能工作間:https://ricoh-solutions.hk/ricoh-contactus/

筆者:潘冠熙先生
理光(香港) 有限公司資訊科技總經理

擁有多年資訊科技管理及業務流程優化經驗,深入了解大數據、人工智能以至物聯網的商業應用。於理光 (香港) 有限公司出任資訊科技總經理,參與籌劃公司的智能工作間策略,同時也以第一身體驗智能工作間的實際應用, 務求身體力行發揮其創新概念及績效潛能。

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