工作間內有兩名女員工因工作問題爭吵,聲浪仿如天星碼頭的大媽表演般拆天,主管為了讓其他同事盡快專注工作又不失和諧,便輕聲說:「請肥的那位先說!」兩女便瞬即靜了下來。當然,這只是坊間笑話一則,但若然員工勇於提出工作上的意見,哪怕彼此吵得面紅耳赤,作為管理層應感到興幸,因為這情況往往反映員工為工作而提出可能改善業務的重要方針。但如何才能發揮員工的團隊精神、促進溝通和協作呢?

 

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革新工作間    促進協作並能帶來商機

創意辦公空間供應商 Spaces近期的調查報告,可能為大家帶來些啟示。該報告訪問了全球96個國家及地區逾18,000名來自不同行業的專業人士,諮詢他們對靈活工作模式的看法。受訪者當中,38歲以下的群組有59%認為靈活工作間有助促進員工與其他專業人士的互動、68%則認為遙距辦公地點比一般辦公室更能激發員工創意、67%的受訪回應甚至表示靈活的工作方式可為企業帶來新商機。至於54歲以上的受訪者則會優先考慮工作空間對生產力的影響[1]。可見革新靈活的工作間是促進員工協作的主要媒介。

 

三個評估及革新智能工作間的方式

要革新工作間,可考慮聘請專業顧問團隊為工作間的重要元素進行評估,並循序漸進地促進「連繫」、「訊息傳遞」及「協作」。大家可參考以下三個方法作出評估和革新[2]

 

一:革新「空間」

將傳統的辦公室革新為「活動為本」的工作間,讓相關團隊能夠以目標為本,並因應不同工作項目在不同的工作間範圍工作,如閒置的會議室可成為員工進行brainstorm或培訓的基地,讓他們善用空間有效率地完成工作,也對工作更上心。

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二:提升「協作」

引入創新的協作通訊科技,如統一通訊系統 (Unified Communication, UCS) 及互動電子白板 (Interactive Whiteboard, IWB),讓員工可透過虛擬空間隨時討論工作項目,提升協作效率,增加生產力。例如透過互動電子白板所提供的高清顯示器、遠程圖像共享及流暢的手寫工具功能,讓員工能夠在圖則、簡報上書寫意見,向其他與會者更具體表達工作意念;至於統一通訊系統則提供簡易的視像通訊功能,體積輕巧且操作簡易,適合彈性的工作間採用,與會者即使透過流動裝置,也能接入統一通訊系統,跟其他與會者討論工作項目。這種協作方式,傳統的會議室又怎可以比擬?

 

三:了解「團隊」 

要照顧不同世代員工對空間及通訊協作革新的適應度,專業顧問團隊可先行了解各部門及各世代員工之間的文化差異,對科技的接納程度,再透過其經驗及判斷作出最佳決策,例如提供適切的培訓及調節適應期,讓他們最終能接納智能工作間。

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回說起來,如果那兩名女員工聽了主管那番話仍繼續爭吵不休,工作間更應儘快革新至以活動為本的模式 ,促進她們協作的同時,亦能提升他們運動量。

 

了解專業顧問團隊如何幫助企業革新智能工作間:

Ricoh – Digital Workplace Services

 

資料來源:

[1] https://www.hk01.com/職場/238520/職場文化-靈活辦公vs傳統辦公室-80後-靈活工作模式激勵員工

[2] https://ricoh-solutions.hk/wp-content/uploads/2018/04/Ricoh_White-paper_Chinese_final.pdf?utm_campaign=White Paper&utm_source=email (p.8,p.9,p.10-12)

筆者:潘冠熙先生
理光(香港) 有限公司資訊科技總經理

擁有多年資訊科技管理及業務流程優化經驗,深入了解大數據、人工智能以至物聯網的商業應用。於理光 (香港) 有限公司出任資訊科技總經理,參與籌劃公司的智能工作間策略,同時也以第一身體驗智能工作間的實際應用, 務求身體力行發揮其創新概念及績效潛能。

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