大部份上班一族都面對著長通勤時間,甚至需要加班,令私人作息時間變得更少之餘,長遠而言,更會影響健康及工作表現,直接降低公司的生產力。

 

在香港,佔六成的工作人口為跨區打工族[1],他們平均每天需花費兩至三小時上班下班,若然遇上暴雨或公共交通發生故障,通勤時間更長。早前颱風「山竹」過後,港人狼狽地苦候列車上班,便是其中例子,加上如果遇上需要加班,員工的私人時間便會變得更少,作息不足,難以發揮應有的工作表現。

 

事實上,長工時跟生產力未必成正比。綜合國際貨幣基金組織(IMF)最新數據及瑞士銀行《價格與收入2018》報告,全球人均GDP位列頭數名的國家/城市,平均工時都是相對較短,例如盧森堡 (第一名)、瑞典 (第二名) 及挪威 (第四名),三者每周平均工時分別為34.8、 34.9及 34.2小時,反觀香港,每周平均工時為41.3小時,但全球人均GDP僅排行第16。[2] 另外,英國顧問公司Expert Market去年就研究報告總結,頭10個GDP排名最高的國家中[3],有7個同時亦在十大工時最短的國家中佔有一席。從以上數字,企業應該明白到超時工作並非促進生產力的有效方法,大家可考慮透過建立智能工作間和工作與生活平衡的工作環境,以促進員工的生產力。

 

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革新智能工作間   部署靈活協作設施

僱主若能果斷地革新智能工作間,不但可促進員工之間的溝通及提升工作效率,他們即使在工作間以外的地方,亦能按時完成工作,長遠而言,此舉有助改善他們的工作表現,公司的整體生產力亦可得到提升。以下三個革新智能工作間的設施可供大家參考:

 

一、採用靈活的協作通訊方案 

例如透過採用互動電子白板(IWB)[4]及統一通訊系統(UCS)[5],便隨時能夠跟客戶或夥伴進行會議,加強協作溝通效率,毋須像傳統做法般需要花時間預約並等候會議室,以及設計通訊設備,費時失事。

 

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二、建立虛擬會議室[6]

只需幾個簡單步驟,即可安排多方共享的面對面會議,更可邀請與會者加入。利用雲端虛擬會議室,毋須在會議前設置複雜的設施,讓與會者可以透過桌上型電腦、平板電腦,甚至電腦的網頁瀏覽器加入視頻會議,即使員工不在工作間,都能隨時參與討論工作事項。

 

三、靈活的文件存取工具[7]

利用雲端文件存取服務,工作間的同事可隨時將工作文件掃描,並傳給身處家中或戶外的員工,讓他們可以利用通勤時間爭分奪秒地工作,隨時進行檢視及修改,提升效率。

 

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總括而言,部署靈活的協作方案,有助提升團隊溝通效率之餘,也能促進工作時間彈性,達到工作生活平衡的同時,也能提升企業生產力。

 

要了解更多Ricoh協作通訊方案:
http://www.ricoh.com.hk/tc/products-c4264.aspx

http://www.ricoh.com.hk/tc/products-p6976.aspx

 

資料來源:

[1] https://www.hk01.com/職場/215386/職場熱話-過海返工-通勤時間3小時-私人時間剩多少有數計(Paragraph 8)

[2] http://www.thinkhk.com/article/2018-08/07/28588.html

[3] http://uk.businessinsider.com/the-most-productive-countries-in-the-world-2017-7/ - 4-denmark-2887-denmark-beats-out-near-neighbour-sweden-in-the-productivity-stakes-but-misses-out-on-being-the-most-productive-scandinavian-state-16

[4] http://www.ricoh.com.hk/tc/products-c4264.aspx

[5] http://www.ricoh.com.hk/tc/products-p6976.aspx

[6] http://www.ricoh.com.hk/tc/products-p6970.aspx (paragraph 2)

[7] https://sop.ricoh-solutions.hk/pdf/RICOH_ConnectPlus_Brochure_digtal_Ver_May2018.pdf (p.7)

筆者:嚴創基先生
理光(香港)有限公司 常務董事 

於訊息科技界擁資深經驗,多年來引領理光(香港)有限公司,為社會提供辦公室創新產品及技術方案。近年致力提倡並建議不同企業由傳統辦公室工作環境轉型至高效率「智能工作間」。

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