在電視劇情節中,律師通常會攜帶數百份甚至過千份相關文件上庭,簡直能「裝滿幾個貨櫃箱」!他們在庭上雄辯滔滔的形像,看起很專業,實際上卻相當狠狽。而在現實世界中,律師行要管理海量的紙張文件,的確是挑戰重重!

 

傳統文件管理挑戰重重

法律服務行業的業務一直須面對海量的紙張案例,無論在文件建立、審批或是攜帶上庭,都相當不便,或會影響處理訴訟的效率。此外,文件或有多個修訂版本,單單是搜尋紙張文件的版本,已經足以讓律師及法律專員開幾晚通宵,毫無效率可言。再者,海量的紙張文件往往需要不小的儲存空間,香港現今「寸金尺土」,工作間儲存大量紙張文件,其實是一件頗為奢侈的事。

 

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邁向文件管理自動化

早前美國一家律師樓率先引入聊天機器人,利用人工智能所提供的語言能力回答律師對於特定案件與法律相關問題的疑問[1],可見行業己逐漸走向自動化管理。為提升業務效率,本地律師行亦可考慮革新電子化文件管理,以增強業務優勢。

 

三個提升文件管理方法

大家可參考以下三個方法[2] 實踐文件自動化管理:

 

一:將所有紙張文件電子化儲存

透過建立數碼平台,提供案件資料輸入、掃描、打印及影像功能,以取代傳統紙張文件記錄。日後若需要找尋相關的訴訟文件作為參考,只需從數碼平台輸入相關資料便可,此舉能有效減低工作間儲存文件的空間。

 

二:建立一站式電子文件資源庫 

為訴訟文件建立高效率的搜尋路徑,例如透過關鍵字搜尋便能找出相關的文件,毋須再用人手搜尋Box File,大大節省員工時間。 

 

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三:革新資訊管理周期

資訊管理不僅是把所有資訊存入電腦,還涵蓋整個案件處理的生命周期,包括資料輸入、處理、編輯、取用、儲存、審核、追蹤等。整個過程均須即時緊密監察和管理,務求充分善用律師行的資源,省下更多時間專注開拓業務。

 

若實踐文件自動化管理,律師們便能有系統秋地管理海量的法律文件,從而能騰出時間,建立律師行形像和物色新客戶。

 

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資料來源:

[1] http://news.ltn.com.tw/news/world/breakingnews/1695739

[2] http://www.ricoh.com.hk/tc/casestudy-islac-7007.aspx

筆者:潘冠熙先生
理光(香港) 有限公司資訊科技總經理

擁有多年資訊科技管理及業務流程優化經驗,深入了解大數據、人工智能以至物聯網的商業應用。於理光 (香港) 有限公司出任資訊科技總經理,參與籌劃公司的智能工作間策略,同時也以第一身體驗智能工作間的實際應用, 務求身體力行發揮其創新概念及績效潛能。

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